Виды и назначение офисных папок для бумаг: проверенные решения для наведения порядка в деловой документации
Виды и назначение офисных папок – тема данного материала, подготовленного нами при поддержке одной из профильных компаний, поставляющей данную категорию товаров на белорусский рынок. Вот, что нам удалось узнать.
Офис компании, работающей с десятками поставщиков и клиентов, ежедневно печатает сотни единиц первичной и бухгалтерской документации для внутреннего учета и хранения. За месяц небольшой объем бумаг вырастает в увесистые стопки, а за год их количество может достигать нескольких сотен тысяч. Быстро найти нужный документ в таком объеме не представляется возможным, а сами накладные и счета при неправильном хранении утрачивают читабельность. По словам наших сегодняшних собеседников, приводящих в качестве примера данные собственного предприятия, решением стали канцелярские папки, с помощью которых можно:
- Ввести и использовать удобную классификацию документов.
- Найти для них подходящее место в шкафу.
- Создать оптимальные условия хранения.
- Упростить процесс поиска нужного бланка или отчета.
- Исключить утрату или повреждение важных документов.
Своевременное приобретение и использование офисных папок для бумаг обеспечит порядок в офисе и значительно упростит работу персонала, связанную с просмотром документов и их внесением в учетную базу компании.
Разновидности папок для бумаг и их особенности
Учитывая потребность офиса в различных типах папок для хранения, просмотра и редактирования документов, производители предлагают их вниманию:
- Папки-регистраторы с плотной картонной обложкой, предназначенные для архивирования значительного объема бумаг. Документы здесь могут быть отсортированы по дате или по названию, а сохранить порядок позволяет их подшивка с помощью дырокола.
- Папки с прозрачными вкладышами. Здесь каждый документ размещается в отдельной “ячейке”, что позволяет постоянно использовать его в работе офиса. Цветная, по данным наших сегодняшних собеседников, папка для файлов рассчитана на длительную эксплуатацию и значительно упрощает поиск нужного документа.
- Папки с боковым прижимом рассчитаны на хранение небольшого количества бумаг, скрепить которые в нужном порядке без дырокола позволяет прочный рычажный механизм.
- Папки-конверты из прочного полимерного материала – пластика на молнии или с клапаном на кнопке оптимальны для работы курьеров, доставляющих документы деловым партнерам компании. Их более вместительный аналог – папки-портфели с надежной застежкой.
- Папки-разделители оснащены специальными язычками, позволяющими быстро найти внутри бумаги нужной категории.
- Картонные архивные боксы предназначены для длительного хранения стопок документов, гарантируют их защиту благодаря прочной непромокаемой «обложке».
В качестве резюме
Не стоит экономить на приобретении канцелярских папок. Тем более что они многократно доказали свою эффективность в процессе организации документооборота и сохранили для архива десятки ценных бумаг, актуальность которых сохраняется в течение десятков лет.